KSeF w Samorządzie - pytania i odpowiedzi
Koniec procesu legislacyjnego jest już faktem – Prezydent RP podpisał ustawę wprowadzającą KSeF w dniu 27 sierpnia 2025 roku, co oznacza, że termin wejścia w życie systemu jest już nieodwołalny. Obowiązkowe e-fakturowanie w KSeF będzie wprowadzane etapami:
od 1 lutego 2026 r. dla firm, których wartość sprzedaży w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł,
od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców.
W jakim terminie należy wdrożyć KSeF w JST? Poniżej znajdziecie Państwo odpowiedzi na to i inne pytania związane z tematem.
Arisco Sp. z o.o. gwarantuje terminowe dostawy oprogramowania i wsparcie techniczne.
KSeF - co chciałbyś widzieć?
Czy trzeba zmieniać systemy finansowo-księgowe?
Wdrożenie KSeF wymaga, aby używane w JST systemy finansowo-księgowe (FK) lub systemy fakturowe były zdolne do:
Wystawiania i przyjmowania faktur w jednolitym formacie XML (faktura ustrukturyzowana FA(2)).
Automatycznej komunikacji z Krajowym Systemem e-Faktur (przez API).
W praktyce konieczne jest dostosowanie lub wymiana dotychczasowych systemów na te, które są zintegrowane z KSeF i obsługują specyfikę rozliczeń w JST.
Jak uzyskać dostęp do KSeF i kto nadaje uprawnienia w JST?
Dostęp do KSeF wymaga uwierzytelnienia. W przypadku JST, będą to najczęściej:
Profil Zaufany lub Kwalifikowany Podpis Elektroniczny osoby uprawnionej do reprezentacji JST (np. wójta, burmistrza, prezydenta).
Pieczęć Kwalifikowana dla podmiotu prawnego.
W celu nadania uprawnień dla pracowników (np. księgowych) lub zewnętrznego biura rachunkowego, należy złożyć zawiadomienie ZAW-FA do właściwego naczelnika urzędu skarbowego. Zawiadomienie to jest niezbędne, aby powiązać konkretną osobę fizyczną z dostępem do systemu w imieniu osoby prawnej (JST).
Co w przypadku, gdy KSeF ulegnie awarii?
W przypadku awarii Krajowego Systemu e-Faktur:
JST ma prawo wystawiać faktury w trybie offline, czyli poza KSeF.
Faktury te muszą być później przesłane do KSeF w formie ustrukturyzowanej (XML) niezwłocznie po ustaniu awarii, najpóźniej w następnym dniu roboczym od daty wystawienia.
Faktury wystawione w trybie awaryjnym muszą zawierać kod QR.
Warto zauważyć, że awaria w jednej jednostce podległej nie jest równoznaczna z awarią całego KSeF. JST musi posiadać procedury określające, kiedy można uznać, że system jest niedostępny na poziomie jednostki i zastosować tryb offline.
Czy każda jednostka podległa JST musi mieć osobny dostęp do KSeF?
Czy faktury wystawiane przez szkołę muszą przechodzić przez centralny system urzędu?
Nie zawsze. Możliwe jest scentralizowanie obsługi faktur w urzędzie gminy lub miasta, ale wymaga to odpowiedniego nadania uprawnień i ustalenia procedur. W przypadku jednostek z własną księgowością – np. szkół – osobny dostęp może być bardziej praktyczny.
Jak zarządzać uprawnieniami w KSeF?
Od 1 listopada 2025 r. dostępny będzie Moduł Certyfikatów i Uprawnień (MCU), który pozwala nadawać role użytkownikom JST. Arisco pomaga skonfigurować strukturę dostępów zgodnie z organizacją jednostki.
Czy faktury muszą być wystawiane wyłącznie przez KSeF od 1 kwietnia 2026 r.?
Tak – po tej dacie faktury wystawiane poza KSeF nie będą uznawane za dokumenty księgowe. Wyjątkiem są awarie i tryb offline24, który również jest obsługiwany przez FK Arisco.
Kogo dokładnie dotyczy obowiązek korzystania z KSeF w samorządach i kiedy wchodzi w życie?
Obowiązek dotyczy Jednostek Samorządu Terytorialnego (JST), w tym jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych, jako podatników VAT (a w praktyce podatnikiem jest gmina/powiat/województwo).
Obowiązkowe wystawianie faktur ustrukturyzowanych za pośrednictwem KSeF nastąpi w dwóch etapach:
Od 1 lutego 2026 r. – dla jednostek, których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) przekroczyła w 2025 r. 200 mln zł.
Od 1 kwietnia 2026 r. – dla pozostałych jednostek.
Ważne: Obowiązek odbierania faktur ustrukturyzowanych (zakupowych) od innych podatników objętych KSeF powstaje z dniem wejścia w życie obligatoryjnego KSeF dla wystawcy.
To zależy od przyjętego modelu. Można wdrożyć model scentralizowany (wszystkie faktury przez urząd) lub zdecentralizowany (każda jednostka wystawia samodzielnie). Program FK Arisco wspiera oba podejścia.
Jak długo przechowywane są faktury w KSeF?
Ministerstwo Finansów zapewnia dostęp do faktur przez 10 lat. FK Arisco umożliwia dodatkową archiwizację lokalną i backup.
Czy można załączyć plik PDF do faktury w KSeF?
Tak – nowa wersja API KSeF 2.0 umożliwia dodawanie załączników, w tym plików PDF. FK Arisco obsługuje tę funkcję.
Czy faktury muszą być wystawiane wyłącznie przez KSeF od 1 kwietnia 2026 r.?
Tak – po tej dacie faktury wystawiane poza KSeF nie będą uznawane za dokumenty księgowe. Wyjątkiem są awarie i tryb offline24, który również jest obsługiwany przez FK Arisco.
Certyfikaty KSeF
Pytania i Odpowiedzi - sprawdź!!!
Nie znalazłeś odpowiedzi? Zadaj nam swoje pytanie!
Nie widzisz w sekcji Q&A tematu, który Cię interesuje? Każda jednostka samorządowa ma swoją specyfikę – dlatego jesteśmy tu, by odpowiedzieć na Twoje konkretne pytania. Wypełnij formularz, a nasi eksperci ds. KSeF skontaktują się z Tobą z indywidualną odpowiedzią.