KSeF nadchodzi – co to oznacza dla samorządów?
Cyfrowa rewolucja w fakturowaniu. Czy Twoja jednostka jest gotowa na KSeF?
Co to jest KSeF?
KSeF to ogólnopolski system teleinformatyczny, który umożliwia wystawianie i odbieranie faktur ustrukturyzowanych w formacie XML zgodnym ze strukturą FA(3). Od 2026 roku będzie to jedyna dopuszczalna forma fakturowania w sektorze publicznym i prywatnym. System zapewnia:
automatyzację obiegu dokumentów,
eliminację błędów formalnych,
pełną kontrolę nad przepływem faktur.
Dlaczego JST muszą się przygotować?
W przeciwieństwie do firm, samorządy mają złożoną strukturę organizacyjną – wiele jednostek, różne systemy, rozproszone zespoły. Wdrożenie KSeF wymaga:
integracji systemów finansowo-księgowych z API KSeF 2.0,
nadania uprawnień użytkownikom przez Moduł Certyfikatów i Uprawnień (MCU),
przeszkolenia pracowników w zakresie nowych procedur.
Brak przygotowania może skutkować paraliżem finansowym jednostki – faktury nie będą mogły być wystawiane ani odbierane poza KSeF.
Kiedy trzeba działać?
Choć obowiązek korzystania z KSeF wejdzie w życie 1 kwietnia 2026 r., rekomendujemy zakończenie wdrożenia najpóźniej do 1 marca 2026 r.. Ministerstwo Finansów udostępni środowisko testowe już 30 września 2025 r., a Moduł Certyfikatów i Uprawnień ruszy 1 listopada 2025 r
Jak Arisco może pomóc twojej Jednostce?
System FK Finansowo-Księgowy Arisco jest w pełni zgodny z wymaganiami KSeF. Oferujemy:
integrację z API KSeF 2.0,
elektroniczny obieg faktur i załączników,
zarządzanie uprawnieniami użytkowników,
wsparcie wdrożeniowe i szkoleniowe dla JST.
Dzięki naszemu wieloletniemu doświadczeniu we współpracy z jednostkami publicznymi, gwarantujemy dostarczenie oprogramowania i jego aktualizajcji na czas, dzięki czemu wdrożenie KSeF przebiegnie sprawnie i bezpiecznie.
Terminy wdrożenia KSeF – nie przegap kluczowych dat
Harmonogram KSeF dla JST. Działaj z wyprzedzeniem, zanim cyfryzacja stanie się obowiązkiem
Od 1 kwietnia 2026 roku wszystkie jednostki samorządu terytorialnego (JST) będą zobowiązane do wystawiania i odbierania faktur wyłącznie za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). To nie tylko zmiana technologiczna – to obowiązek ustawowy, który wymaga wcześniejszego przygotowania. Dlatego warto znać kluczowe daty i zaplanować wdrożenie z odpowiednim wyprzedzeniem.
Kluczowe terminy wdrożenia KSeF
Dlaczego warto działać wcześniej?
Testy i korekty – środowisko testowe pozwala sprawdzić integrację i wychwycić błędy
Szkolenia zespołu – pracownicy potrzebują czasu na naukę nowych rozwiązań
Zarządzanie uprawnieniami – MCU wymaga konfiguracji ról i dostępów
Bezpieczeństwo operacyjne – wcześniejsze wdrożenie minimalizuje ryzyko paraliżu finansowego
Jak Arisco wspiera JST w harmonogramie?
Zespół Arisco przygotował dedykowany plan wdrożenia Modułu KSeF w programie Finansowo-Księgowym Arisco (FK) oraz Sprzedaż Arisco z pełna integracją z KSeF.
Bezpłatne webinaria informujące i przygotowujące do KSeF
Przygotowanie na czas kompleksowego rozwiązania jakim będzie Moduł KSeF w programie FK Arisco oraz Sprzedaż Arisco
Bezpłatne szkolenia z zakresu integracji FK i Sprzedaż z KSeF
Pomoc pracowników Działu Pomocy Technicznej ARISCO w zakresie KSeF w ramach Karty Stałego Klienta.
Jak przygotować JST do KSeF - krok po kroku.
Checklista wdrożeniowa KSeF. Zrób to raz, dobrze i bez stresu
Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) w jednostkach samorządu terytorialnego to proces, który wymaga nie tylko integracji technologicznej, ale przede wszystkim dobrej organizacji. Wiele urzędów, szkół, MOPS-ów czy bibliotek działa w rozproszonej strukturze, z różnymi systemami finansowo-księgowymi. Dlatego przygotowaliśmy praktyczną checklistę wdrożeniową, która pomoże przejść przez ten proces krok po kroku – bez chaosu i bez ryzyka.
Etap 1: Audyt i analiza (wrzesień–październik 2025)
Zidentyfikuj wszystkie jednostki JST objęte obowiązkiem KSeF
Przeprowadź audyt systemów finansowo-księgowych i obiegu dokumentów
Sprawdź zgodność obecnych rozwiązań z API KSeF 2.0 i strukturą FA(3)
Oceń kompetencje zespołu księgowego i IT pod kątem obsługi KSeF
Etap 2: Wybór narzędzi i integratora (październik–listopad 2025)
Wybierz sposób integracji: program FK Arisco, ERP z modułem KSeF, zewnętrzny integrator
Skontaktuj się z dostawcami systemów i zapytaj o zgodność z KSeF
Zaplanuj budżet na wdrożenie, szkolenia i ewentualne modernizacje
Etap 3: Techniczne wdrożenie (listopad–grudzień 2025)
Uruchom środowisko testowe KSeF 2.0 (dostępne od 30.09.2025)
Skonfiguruj dostęp do Modułu Certyfikatów i Uprawnień (MCU) – od 1.11.2025
Przeprowadź testy integracji z API KSeF 2.0
Zdefiniuj strukturę uprawnień i przypisz role użytkownikom JST
Etap 4: Szkolenia i procedury (styczeń 2026)
Zorganizuj szkolenia dla pracowników JST i jednostek podległych
Opracuj wewnętrzne procedury wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych
Przygotuj instrukcje dla kontrahentów JST (np. lokalnych dostawców)
Etap 5: Pilotaż i testy operacyjne (luty 2026)
Wystaw pierwsze faktury testowe w KSeF
Zweryfikuj poprawność przesyłania, odbioru i archiwizacji faktur
Skoryguj błędy i zoptymalizuj procesy
Etap 6: Gotowość operacyjna (do 1 marca 2026)
Potwierdź pełną gotowość wszystkich jednostek JST
Uruchom produkcyjne wystawianie faktur przez KSeF
Monitoruj działanie systemu i reaguj na zgłoszenia
📄 Pobierz pełną checklistę wdrożeniową w PDF
📄 Pobierz pełną checklistę wdrożeniową w DOCX (aktywny plik word)
📞 Skontaktuj się z nami – pomożemy wdrożyć KSeF w Twojej jednostce
Aplikacja KSeF 2.0 - zachęcamy do testów
3 listopada 2025 r. zostało udostępnione środowisko testowe Aplikacji Podatnika KSeF 2.0.
Aplikacja Podatnika KSeF 2.0 to oferowane przez resort finansów bezpłatne oprogramowanie do wystawiania i otrzymywania faktur zgodnych z systemem KSeF 2.0.
Może ono stanowić alternatywę dla dowolnego, dostępnego na rynku programu do fakturowania zintegrowanego z API KSeF 2.0.
Testowa wersja Aplikacji Podatnika KSeF 2.0 w zakresie certyfikatów i uprawnień działa niezależnie od udostępnionego produkcyjnie 1 listopada br. Modułu MCU. Działania podjęte w środowisku testowym Aplikacji Podatnika KSeF 2.0 nie wpływają na nadane uprawnienia i wygenerowane Certyfikaty KSeF w MCU.
Testowa Aplikacja Podatnika KSeF 2.0 umożliwia:
wystawianie, odbieranie i przeglądanie faktur (oraz korekt) zgodnie ze strukturą logiczną FA(3),
wyszukiwanie i pobranie wysłanych faktur w postaci XML, HTML lub PDF,
obsługę jednostek zależnych (jednostka wewnętrzna, jednostka podrzędna JST, członek grupy VAT),
obsługę identyfikatorów złożonych (model samofakturowania UE),
pobieranie Urzędowego Poświadczenia Odbioru generowanego dla wystawionej faktury lub wielu faktur,
wyświetlanie historii sesji,
obsługę kodów QR w tym dostępu do faktury za pomocą tego kodu,
generowanie i obsługę tokenów (do 31 grudnia 2026 r.),
obsługę anonimowego dostępu do faktury,
dostęp do faktur wystawionych w trybie offline,
wizualizację i pobranie faktury PEF,
zarządzanie uprawnieniami,
wnioskowanie o certyfikaty i ich pobieranie.
źródło: Ministerstwo Finansów
I co najważniejsze: Aplikacja ta działa autonomicznie, nie jest powiązana z udostępnionym 1 listopada Modułem MCU. Wszelkie czynności czy działania w środowisku testowym Aplikacji nie mają przełożenia na wygenerowanie Certyfikaty czy nadane uprawnienia w Module Certyfikatów i Uprawnień
Listopadowe zmiany w KSeF - co musisz wiedzieć?
Listopad 2025 to przełomowy miesiąc w przygotowaniach do obowiązkowego wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur (KseF).
Ministerstwo Finansów uruchomiło dwa kluczowe rozwiązania: Moduł Certyfikatów i Uprawnień (MCU) oraz środowisko testowe nowej wersji Aplikacji Podatnika KSeF 2.0.
1. Moduł Certyfikatów i Uprawnień (MCU) – rewolucja w nadawaniu praw dostępu
Od 1 listopada 2025 działa MCU, umożliwiający:
zarządzanie uprawnieniami użytkowników,
wnioskowanie i pobieranie certyfikatów KSeF,
bezpieczne, elektroniczne potwierdzanie tożsamości podczas wystawiania faktur oraz logowania do systemu.
Certyfikaty KSeF są równoważne kluczowym danym jak loginy bankowe czy karty płatnicze – przechowuj je w bezpiecznym miejscu i udostępniaj tylko osobom upoważnionym.
Wszystkie procesy dotyczące nadawania uprawnień i obsługi certyfikatów realizowane są wyłącznie za pośrednictwem MCU – nie korzystamy już z Aplikacji Podatnika KSeF 1.0. Ministerstwo Finansów zapewnia pomoc techniczną oraz infolinię dla użytkowników MCU.
2. Testy otwarte Aplikacji Podatnika KSeF 2.0 – bezpieczne sprawdzanie nowych funkcjonalności
Od 3 listopada 2025 dostępne jest nowe środowisko testowe Aplikacji Podatnika KSeF 2.0. Przedsiębiorcy, biura rachunkowe i integratorzy mogą sprawdzić w praktyce obsługę wersji, która będzie obowiązkowa od lutego 2026 r.
W środowisku testowym można:
wystawiać, odbierać, korygować i przeglądać faktury FA(3),
pobierać faktury w formatach XML/HTML/PDF,
korzystać z funkcji trybu offline, obsługi jednostek zależnych, kodów QR, historii sesji,
generować i obsługiwać tokeny dostępu (do końca 2026 r.),
zarządzać wnioskami o certyfikaty i uprawnieniami.
więcej
3. Certyfikaty KSeF - pytania i odpowiedzi. Sprawdż!
Certyfikaty KSeF - Pytania i Odpowiedzi
KSeF to nowoczesne narzędzie służące do wystawiania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych.
W związku z wdrożeniami wybraliśmy najczęściej pojawiające się pytania (dział techniczny Arisco, ksef.gov.pl)
Do czego służy certyfikat KSef?
Certyfikat KSeF to tak naprawdę dwie funkcjonalności. Dzięki niemu możemy uwierzytelnić się w systemie (typ 1). Typ 2 będzie niezbędny przy wystawianiu faktur w trybie offline. W takim przypadku pozwoli na przekazanie nabywcy dokumentu poza KSeF (z uzycuem QR kodu, umożliwiającym weryfikację tożsamości wystawcy faktury.
Jak długo ważny jest certyfikat KSeF
Certyfikat KSeF ważny jest do 2 lat od daty wydania lub daty początkowej jego obowiązywania.
Czy certyfikaty zastąpią tokeny?
Tak, docelowo, tak.
Tokenty i certyfikaty w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) różnią się pod względem działania i przeznaczenia.
Token to 40-znakowy ciąg znaków, który użytkownik generuje i który zawiera przypisane uprawnienia podatnika już w momencie jego utworzenia. Umożliwia on integrację z systemem KSeF oraz zarządzanie uprawnieniami, takie jak przeglądanie i wystawianie faktur.
Token jest stosowany obecnie, ale będzie obowiązywał tylko do końca 2026 roku.
Certyfikat KSeF natomiast jest cyfrowym narzędziem kryptograficznym, które pełni wyłącznie funkcję uwierzytelniającą, podobną do podpisu kwalifikowanego. Certyfikaty nie przenoszą uprawnień, potwierdzają jedynie tożsamość użytkownika i mogą być wykorzystywane do logowania w imieniu kilku firm, jeśli użytkownik ma odpowiednie prawa.
Certyfikaty mają określony czas ważności (do dwóch lat) i zwiększają bezpieczeństwo oraz kontrolę dostępu, szczególnie w dużych organizacjach.
Od 1 lutego 2026 r. tokeny i certyfikaty będą funkcjonować równolegle, ale od 1 stycznia 2027 r. w KSeF pozostaną tylko certyfikaty jako metoda uwierzytelniania i autoryzacji.
Czy można już pobrać certyfikat KSeF?
Tak, certyfikaty można pobrać od listopada 2025.r
Czy API KSeF 1.0 obsługuje certyfikaty?
Obsług certyfikatów będzie dostępna tylko w API KSeF 2.0, API wersji 1.0 nie posiada takiej funkcjonalności.
Czy uprawnienia nadane pracownikom w KSeF 1.0 będą ważne w KSeF 2.0?
Generalnie skorzystanie z uprawnień z systemu KSeF 1.0 nie będzie możliwe. Wyjątkiem są te nadane poprzez ZAW-FA i uprawnienia właścicielskie. Już (od 1 listopada 2025) funkcjonuje Moduł Certyfikatów i Uprawnień (MCU), dzięki któremu będzie można nadać pracownikom uprawnienia zgodne z KSeF 2.0
Szukasz odpowiedzi na pytanie? Prześlij je do nas za pomocą formularza. Odpowiemy i opublikujemy Twoje pytanie, jako informację dla innych zainteresowanych tematyką KSeF.
