KSeF nadchodzi – co to oznacza dla samorządów?
Cyfrowa rewolucja w fakturowaniu. Czy Twoja jednostka jest gotowa na KSeF?
Co to jest KSeF?
KSeF to ogólnopolski system teleinformatyczny, który umożliwia wystawianie i odbieranie faktur ustrukturyzowanych w formacie XML zgodnym ze strukturą FA(3). Od 2026 roku będzie to jedyna dopuszczalna forma fakturowania w sektorze publicznym i prywatnym. System zapewnia:
automatyzację obiegu dokumentów,
eliminację błędów formalnych,
pełną kontrolę nad przepływem faktur.
Dlaczego JST muszą się przygotować?
W przeciwieństwie do firm, samorządy mają złożoną strukturę organizacyjną – wiele jednostek, różne systemy, rozproszone zespoły. Wdrożenie KSeF wymaga:
integracji systemów finansowo-księgowych z API KSeF 2.0,
nadania uprawnień użytkownikom przez Moduł Certyfikatów i Uprawnień (MCU),
przeszkolenia pracowników w zakresie nowych procedur.
Brak przygotowania może skutkować paraliżem finansowym jednostki – faktury nie będą mogły być wystawiane ani odbierane poza KSeF.
Kiedy trzeba działać?
Choć obowiązek korzystania z KSeF wejdzie w życie 1 kwietnia 2026 r., rekomendujemy zakończenie wdrożenia najpóźniej do 1 marca 2026 r.. Ministerstwo Finansów udostępni środowisko testowe już 30 września 2025 r., a Moduł Certyfikatów i Uprawnień ruszy 1 listopada 2025 r
Jak Arisco może pomóc twojej Jednostce?
System FK Finansowo-Księgowy Arisco jest w pełni zgodny z wymaganiami KSeF. Oferujemy:
integrację z API KSeF 2.0,
elektroniczny obieg faktur i załączników,
zarządzanie uprawnieniami użytkowników,
wsparcie wdrożeniowe i szkoleniowe dla JST.
Dzięki naszemu wieloletniemu doświadczeniu we współpracy z jednostkami publicznymi, gwarantujemy dostarczenie oprogramowania i jego aktualizajcji na czas, dzięki czemu wdrożenie KSeF przebiegnie sprawnie i bezpiecznie.
Terminy wdrożenia KSeF – nie przegap kluczowych dat
Harmonogram KSeF dla JST. Działaj z wyprzedzeniem, zanim cyfryzacja stanie się obowiązkiem
Od 1 kwietnia 2026 roku wszystkie jednostki samorządu terytorialnego (JST) będą zobowiązane do wystawiania i odbierania faktur wyłącznie za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). To nie tylko zmiana technologiczna – to obowiązek ustawowy, który wymaga wcześniejszego przygotowania. Dlatego warto znać kluczowe daty i zaplanować wdrożenie z odpowiednim wyprzedzeniem.
Kluczowe terminy wdrożenia KSeF
Dlaczego warto działać wcześniej?
Testy i korekty – środowisko testowe pozwala sprawdzić integrację i wychwycić błędy
Szkolenia zespołu – pracownicy potrzebują czasu na naukę nowych rozwiązań
Zarządzanie uprawnieniami – MCU wymaga konfiguracji ról i dostępów
Bezpieczeństwo operacyjne – wcześniejsze wdrożenie minimalizuje ryzyko paraliżu finansowego
Jak Arisco wspiera JST w harmonogramie?
Zespół Arisco przygotował dedykowany plan wdrożenia Modułu KSeF w programie Finansowo-Księgowym Arisco (FK) oraz Sprzedaż Arisco z pełna integracją z KSeF.
Bezpłatne webinaria informujące i przygotowujące do KSeF
Przygotowanie na czas kompleksowego rozwiązania jakim będzie Moduł KSeF w programie FK Arisco oraz Sprzedaż Arisco
Bezpłatne szkolenia z zakresu integracji FK i Sprzedaż z KSeF
Pomoc pracowników Działu Pomocy Technicznej ARISCO w zakresie KSeF w ramach Karty Stałego Klienta.
Jak przygotować JST do KSeF - krok po kroku.
Checklista wdrożeniowa KSeF. Zrób to raz, dobrze i bez stresu
Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) w jednostkach samorządu terytorialnego to proces, który wymaga nie tylko integracji technologicznej, ale przede wszystkim dobrej organizacji. Wiele urzędów, szkół, MOPS-ów czy bibliotek działa w rozproszonej strukturze, z różnymi systemami finansowo-księgowymi. Dlatego przygotowaliśmy praktyczną checklistę wdrożeniową, która pomoże przejść przez ten proces krok po kroku – bez chaosu i bez ryzyka.
Etap 1: Audyt i analiza (wrzesień–październik 2025)
Zidentyfikuj wszystkie jednostki JST objęte obowiązkiem KSeF
Przeprowadź audyt systemów finansowo-księgowych i obiegu dokumentów
Sprawdź zgodność obecnych rozwiązań z API KSeF 2.0 i strukturą FA(3)
Oceń kompetencje zespołu księgowego i IT pod kątem obsługi KSeF
Etap 2: Wybór narzędzi i integratora (październik–listopad 2025)
Wybierz sposób integracji: program FK Arisco, ERP z modułem KSeF, zewnętrzny integrator
Skontaktuj się z dostawcami systemów i zapytaj o zgodność z KSeF
Zaplanuj budżet na wdrożenie, szkolenia i ewentualne modernizacje
Etap 3: Techniczne wdrożenie (listopad–grudzień 2025)
Uruchom środowisko testowe KSeF 2.0 (dostępne od 30.09.2025)
Skonfiguruj dostęp do Modułu Certyfikatów i Uprawnień (MCU) – od 1.11.2025
Przeprowadź testy integracji z API KSeF 2.0
Zdefiniuj strukturę uprawnień i przypisz role użytkownikom JST
Etap 4: Szkolenia i procedury (styczeń 2026)
Zorganizuj szkolenia dla pracowników JST i jednostek podległych
Opracuj wewnętrzne procedury wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych
Przygotuj instrukcje dla kontrahentów JST (np. lokalnych dostawców)
Etap 5: Pilotaż i testy operacyjne (luty 2026)
Wystaw pierwsze faktury testowe w KSeF
Zweryfikuj poprawność przesyłania, odbioru i archiwizacji faktur
Skoryguj błędy i zoptymalizuj procesy
Etap 6: Gotowość operacyjna (do 1 marca 2026)
Potwierdź pełną gotowość wszystkich jednostek JST
Uruchom produkcyjne wystawianie faktur przez KSeF
Monitoruj działanie systemu i reaguj na zgłoszenia
📄 Pobierz pełną checklistę wdrożeniową w PDF
📄 Pobierz pełną checklistę wdrożeniową w DOCX (aktywny plik word)
📞 Skontaktuj się z nami – pomożemy wdrożyć KSeF w Twojej jednostce
Aplikacja KSeF 2.0 - zachęcamy do testów
3 listopada 2025 r. zostało udostępnione środowisko testowe Aplikacji Podatnika KSeF 2.0.
Aplikacja Podatnika KSeF 2.0 to oferowane przez resort finansów bezpłatne oprogramowanie do wystawiania i otrzymywania faktur zgodnych z systemem KSeF 2.0.
Może ono stanowić alternatywę dla dowolnego, dostępnego na rynku programu do fakturowania zintegrowanego z API KSeF 2.0.
Testowa wersja Aplikacji Podatnika KSeF 2.0 w zakresie certyfikatów i uprawnień działa niezależnie od udostępnionego produkcyjnie 1 listopada br. Modułu MCU. Działania podjęte w środowisku testowym Aplikacji Podatnika KSeF 2.0 nie wpływają na nadane uprawnienia i wygenerowane Certyfikaty KSeF w MCU.
Testowa Aplikacja Podatnika KSeF 2.0 umożliwia:
wystawianie, odbieranie i przeglądanie faktur (oraz korekt) zgodnie ze strukturą logiczną FA(3),
wyszukiwanie i pobranie wysłanych faktur w postaci XML, HTML lub PDF,
obsługę jednostek zależnych (jednostka wewnętrzna, jednostka podrzędna JST, członek grupy VAT),
obsługę identyfikatorów złożonych (model samofakturowania UE),
pobieranie Urzędowego Poświadczenia Odbioru generowanego dla wystawionej faktury lub wielu faktur,
wyświetlanie historii sesji,
obsługę kodów QR w tym dostępu do faktury za pomocą tego kodu,
generowanie i obsługę tokenów (do 31 grudnia 2026 r.),
obsługę anonimowego dostępu do faktury,
dostęp do faktur wystawionych w trybie offline,
wizualizację i pobranie faktury PEF,
zarządzanie uprawnieniami,
wnioskowanie o certyfikaty i ich pobieranie.
źródło: Ministerstwo Finansów
I co najważniejsze: Aplikacja ta działa autonomicznie, nie jest powiązana z udostępnionym 1 listopada Modułem MCU. Wszelkie czynności czy działania w środowisku testowym Aplikacji nie mają przełożenia na wygenerowanie Certyfikaty czy nadane uprawnienia w Module Certyfikatów i Uprawnień
Listopadowe zmiany w KSeF - co musisz wiedzieć?
Listopad 2025 to przełomowy miesiąc w przygotowaniach do obowiązkowego wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur (KseF).
Ministerstwo Finansów uruchomiło dwa kluczowe rozwiązania: Moduł Certyfikatów i Uprawnień (MCU) oraz środowisko testowe nowej wersji Aplikacji Podatnika KSeF 2.0.
1. Moduł Certyfikatów i Uprawnień (MCU) – rewolucja w nadawaniu praw dostępu
Od 1 listopada 2025 działa MCU, umożliwiający:
zarządzanie uprawnieniami użytkowników,
wnioskowanie i pobieranie certyfikatów KSeF,
bezpieczne, elektroniczne potwierdzanie tożsamości podczas wystawiania faktur oraz logowania do systemu.
Certyfikaty KSeF są równoważne kluczowym danym jak loginy bankowe czy karty płatnicze – przechowuj je w bezpiecznym miejscu i udostępniaj tylko osobom upoważnionym.
Wszystkie procesy dotyczące nadawania uprawnień i obsługi certyfikatów realizowane są wyłącznie za pośrednictwem MCU – nie korzystamy już z Aplikacji Podatnika KSeF 1.0. Ministerstwo Finansów zapewnia pomoc techniczną oraz infolinię dla użytkowników MCU.
2. Testy otwarte Aplikacji Podatnika KSeF 2.0 – bezpieczne sprawdzanie nowych funkcjonalności
Od 3 listopada 2025 dostępne jest nowe środowisko testowe Aplikacji Podatnika KSeF 2.0. Przedsiębiorcy, biura rachunkowe i integratorzy mogą sprawdzić w praktyce obsługę wersji, która będzie obowiązkowa od lutego 2026 r.
W środowisku testowym można:
wystawiać, odbierać, korygować i przeglądać faktury FA(3),
pobierać faktury w formatach XML/HTML/PDF,
korzystać z funkcji trybu offline, obsługi jednostek zależnych, kodów QR, historii sesji,
generować i obsługiwać tokeny dostępu (do końca 2026 r.),
zarządzać wnioskami o certyfikaty i uprawnieniami.
więcej
3. Certyfikaty KSeF - pytania i odpowiedzi. Sprawdż!
Certyfikaty KSeF - Pytania i Odpowiedzi
KSeF to nowoczesne narzędzie służące do wystawiania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych.
W związku z wdrożeniami wybraliśmy najczęściej pojawiające się pytania (dział techniczny Arisco, ksef.gov.pl)
Do czego służy certyfikat KSef?
Certyfikat KSeF to tak naprawdę dwie funkcjonalności. Dzięki niemu możemy uwierzytelnić się w systemie (typ 1). Typ 2 będzie niezbędny przy wystawianiu faktur w trybie offline. W takim przypadku pozwoli na przekazanie nabywcy dokumentu poza KSeF (z uzycuem QR kodu, umożliwiającym weryfikację tożsamości wystawcy faktury.
Jak długo ważny jest certyfikat KSeF
Certyfikat KSeF ważny jest do 2 lat od daty wydania lub daty początkowej jego obowiązywania.
Czy certyfikaty zastąpią tokeny?
Tak, docelowo, tak.
Tokenty i certyfikaty w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) różnią się pod względem działania i przeznaczenia.
Token to 40-znakowy ciąg znaków, który użytkownik generuje i który zawiera przypisane uprawnienia podatnika już w momencie jego utworzenia. Umożliwia on integrację z systemem KSeF oraz zarządzanie uprawnieniami, takie jak przeglądanie i wystawianie faktur.
Token jest stosowany obecnie, ale będzie obowiązywał tylko do końca 2026 roku.
Certyfikat KSeF natomiast jest cyfrowym narzędziem kryptograficznym, które pełni wyłącznie funkcję uwierzytelniającą, podobną do podpisu kwalifikowanego. Certyfikaty nie przenoszą uprawnień, potwierdzają jedynie tożsamość użytkownika i mogą być wykorzystywane do logowania w imieniu kilku firm, jeśli użytkownik ma odpowiednie prawa.
Certyfikaty mają określony czas ważności (do dwóch lat) i zwiększają bezpieczeństwo oraz kontrolę dostępu, szczególnie w dużych organizacjach.
Od 1 lutego 2026 r. tokeny i certyfikaty będą funkcjonować równolegle, ale od 1 stycznia 2027 r. w KSeF pozostaną tylko certyfikaty jako metoda uwierzytelniania i autoryzacji.
Czy można już pobrać certyfikat KSeF?
Tak, certyfikaty można pobrać od listopada 2025.r
Czy API KSeF 1.0 obsługuje certyfikaty?
Obsług certyfikatów będzie dostępna tylko w API KSeF 2.0, API wersji 1.0 nie posiada takiej funkcjonalności.
Czy uprawnienia nadane pracownikom w KSeF 1.0 będą ważne w KSeF 2.0?
Generalnie skorzystanie z uprawnień z systemu KSeF 1.0 nie będzie możliwe. Wyjątkiem są te nadane poprzez ZAW-FA i uprawnienia właścicielskie. Już (od 1 listopada 2025) funkcjonuje Moduł Certyfikatów i Uprawnień (MCU), dzięki któremu będzie można nadać pracownikom uprawnienia zgodne z KSeF 2.0
Szukasz odpowiedzi na pytanie? Prześlij je do nas za pomocą formularza. Odpowiemy i opublikujemy Twoje pytanie, jako informację dla innych zainteresowanych tematyką KSeF.
Moduł KSeF w ARISCO - jesteśmy gotowi.
Nowy moduł KSeF w systemach ARISCO FK i Sprzedaż pozwala jednostkom sektora publicznego przejść na obsługę e-faktur zgodnie z aktualnymi wymogami Ministerstwa Finansów. Dzięki bezpośredniej integracji z Krajowym Systemem e-Faktur proces wystawiania, wysyłki i odbioru faktur odbywa się z poziomu znanych już użytkownikom programów Finansowo-Księgowego oraz Sprzedaż.
Czym jest moduł KSeF w ARISCO?
Moduł KSeF w systemach ARISCO pełni rolę "pośrednika: między programami FK/Sprzedaż a platformą Ministerstwa Finansów, umożliwiając automatyczną wymianę danych o fakturach. E-Faktury są generowane w systemach ARISCO w wymaganym formacie, uwierzytelnianie, a następnie przekazywane do KSeF, który nadaje im oficjalny numer i udostępnia kontrahentom.
Obsługa sprzedaży w KSeF.
W module KSeF użytkownik systemu Sprzedaż może wystawiać faktury w standardowy sposób, a następnie decydować, które z nich będą przesyłane do KSeF w trybie online, offline. Wysyłka do KSeF odbywa się za pomocą odpowiednich ustawień konfiguracyjnych, gdzie m.in. podaje się identyfikator kontekstu, do którego następuje uwierzytelnianie oraz sposób autoryzacji: token lub certyfikat. Użytkownik będzie miał możliwość sprawdzenia statusu wysyłki danej faktury oraz pobrania UPO, co znacząco usprawnia kontrolę obiegu dokumentów i komunikację z kontrahentami.
Współpraca z programem Finansowo-Księgowym.
Dzięki integracji modułu KSeF z programem Finansowo-Księgowym możliwe jest automatyczne pobranie faktur zakupowych i sprzedażowych, za pomocą wcześniej podanego w konfiguracji identyfikatora kontekstu, do którego następuje uwierzytelnienie oraz sposobu autoryzacji: tokenu lub certyfikatu. Użytkownik będzie miał możliwość automatycznego:
rozpoznania lub dodania kontrahenta,
uzupełnienia pozycji rejestru VAT,
dekretacji za pomogą wskazanych schematów księgujących bez ręcznego tworzenia zapisów księgowych,
generowania JPK_V7M(3) dostosowanym do wymogów KSeF,
umieszczania w tytułach przelewów unikalnego numeru KSeF (dla posiadaczy Modułu Bankowego)
Korzyści dla jednostek i firm
Zastosowanie modułu KSeF w programach ARISCO ogranicza ryzyko błędów, przyspiesza księgowanie dokumentów i upraszcza raportowanie podatkowe. Jednostki samorządowe, instytucje sektora publicznego oraz przedsiębiorstwa otrzymują narzędzie przygotowane na obsługę e-faktur, wspierające bezpieczna i zgodną z przepisami cyfryzację obiegu faktur.
Moduł Bankowy
Zachęcamy także, do zapoznania się z Modułem Bankowym, który dzięki swojej funkcjonalności ułatwi proces przygotowywania paczki przelewów poprzez:
automatyczne umieszczanie unikalnego numeru KSeF w tytułach przelewów,
przekazywanie danych faktury do zapłaty wraz z numerem rachunku bankowego kontrahenta,
sprawdzanie podatnika oraz ego rachunki z biała listą.
Dodatkowo umożliwi pobranie wyciągu bankowego i zaksięgowanie w programie FK ARISCO.
Moduł Bankowy pozwoli uniknąć błędów spowodowanych ręczny, wypełnieniem dokumentów do przelewów.
Bezpieczne przejście na KSeF 2.0 z Arisco – wspieramy samorządy w zmianach technicznych
Krajowy System e-Faktur (KSeF) wchodzi w kluczową fazę przygotowań technicznych. Ministerstwo Finansów opublikowało harmonogram wdrażania nowej infrastruktury (KSeF 2.0), która docelowo obejmie wszystkie podmioty publiczne. Jako producent oprogramowania dedykowanego dla Jednostek Samorządu Terytorialnego, na bieżąco dostosowujemy nasze systemy: Finansowo-Księgowy (FK) oraz Sprzedaż do nowych wymogów ministerialnych, zapewniając Państwu pełne bezpieczeństwo operacyjne.
Co zmieniają nowe komunikaty dla JST?
Wprowadzenie nowej, jednolitej adresacji środowisk KSeF to fundament pod stabilne działanie systemu w przyszłości. Dla Skarbników oraz kierowników działów finansowych kluczowe jest, aby proces ten nie zakłócił codziennej pracy jednostki.
Najważniejsze daty z harmonogramu Ministerstwa:
Do 17 stycznia 2026 r. – całkowite wyłączenie starych adresów technicznych środowisk KSeF.
W dniach 26–31 stycznia 2026 r. zaplanowano przerwę serwisową, podczas której Ministerstwo przygotuje system do pełnej wydajności.
Od 1 lutego 2026 r. – start środowiska produkcyjnego wyłącznie w nowej adresacji KSeF 2.0.
Przerwa techniczna i weryfikacja uprawnień (26–31 stycznia 2026 r.)
W dniach 26-31 stycznia 2026 r. zaplanowana jest przerwa techniczna systemu KSeF 1.0. W tym czasie Ministerstwo wyłączy m.in. dotychczasową Aplikację Podatnika 1.0 ( w tym Moduł Certyfikatów i Uprawnień MCU), Aplikację Podatnika 1.0 oraz Aplikację Mobilną.
Podczas przerwy wnioskowanie o uprawnienia podstawowe będzie możliwe tylko za pomocą formularza ZAW-FA(2), z uwzględnieniem faktu, iż od 1 stycznia 2026 r. zawiadomienie ZAW-FA składane przez ePUAP do urzędów skarbowych nie będzie uznawane za skutecznie doręczone. Natomiast nadal może być złożone elektronicznie np. przez e-Urząd Skarbowy lub poprzez e-Doręczenia.
Ważne dla naszych Klientów:
Jeżeli są jednostki, które jeszcze nie wygenerowały tokenów lub certyfikatów, to będzie to możliwe do dnia 25.01.2026r. Następna możliwość pojawi się dopiero 1.02.2026r. Zalecamy wygenerowanie tokenów lub certyfikatów do dnia 25.01.2026r.
Ważne:
Od 28 stycznia 2026 r. zostanie udostępnione API KSeF 2.0 w wersji produkcyjnej.
Pozwoli to na:
Weryfikację uwierzytelnienia użytkowników.
Wyszukiwanie i przeglądanie uprawnień.
Składanie wniosków i odbieranie nowych certyfikatów.
Generowanie tokenów niezbędnych do komunikacji systemu Arisco z KseF.
Dopiero po udostępnieniu API Arisco, jak i inni dostawcy oprogramowania będą mogli przystąpić do weryfikacji przygotowanych wcześniej rozwiązań.
Jak Arisco wspiera jednostki w tym procesie?
Nasze systemy: Program FK Finansowo-Księgowy oraz Sprzedaż są projektowane z uwzględnieniem specyfiki pracy w sektorze publicznym. W odpowiedzi na komunikaty techniczne resortu:
Aktualizacje systemu, Moduł KSeF: Jako producent oprogramowania, przygotowaliśmy odpowiednie aktualizacje systemów Arisco, które będą udostępniane po 26.01.2026r. Nasi specjaliści dbają o to, aby nowe adresy API zostały poprawnie zaimplementowane, działanie certyfikatów i tokenów na nowym środowisku produkcyjnym zweryfikowane, a proces przesyłania faktur pozostał dla Państwa niezmieniony i intuicyjny.
Wspieramy w weryfikacji uprawnień: Nowe środowisko KSeF 2.0 będzie wymagało ponownej weryfikacji tokenów i certyfikatów – nasze narzędzia pomogą przejść przez ten proces sprawnie i zgodnie z procedurami bezpieczeństwa JST.
Jak przygotować się do zmian?
Zalecamy wszystkim użytkownikom programów: FK Finansowo-Księgowy oraz Sprzedaż regularne pobieranie i instalowanie najnowszych wersji oprogramowania Arisco. Dzięki temu zyskają Państwo pewność, że system korzysta z aktualnych i bezpiecznych punktów dostępowych Ministerstwa Finansów.
Przygotowanie infrastruktury technicznej – ważny krok dla Urzędu
Wdrożenie standardu KSeF 2.0 oraz najnowszych wersji oprogramowania Arisco wiąże się nie tylko z aktualizacją samych aplikacji, ale również z koniecznością zapewnienia odpowiedniego zaplecza technicznego.
Zachęcamy Państwa do wcześniejszej weryfikacji środowiska informatycznego w Państwa jednostkach:
Audyt sprzętowy i systemowy: Prosimy o sprawdzenie, czy serwery oraz stacje robocze spełniają aktualne wymagania techniczne niezbędne do instalacji najnowszych wersji programów Finansowo-Księgowych i Sprzedażowych. Stabilna praca z KSeF wymaga nowoczesnych systemów operacyjnych oraz odpowiednich zasobów sprzętowych.
Środowisko produkcyjne: Weryfikacja stabilności łączy internetowych oraz konfiguracji sieciowej (np. dostępów do nowych adresów API Ministerstwa Finansów) jest kluczowa dla płynnej komunikacji z systemem rządowym.
Aktualizacja komponentów: Nowe wersje oprogramowania mogą wymagać aktualnych bibliotek systemowych oraz środowisk uruchomieniowych. Wcześniejsze sprawdzenie tych elementów przez Państwa działy IT pozwoli na bezproblemową instalację poprawek związanych z KSeF.
Masz pytania dotyczące wdrożenia KSeF w Twojej jednostce?
Zapraszamy do kontaktu z naszym działem wsparcia technicznego:
Dział Pomocy Technicznej
Zachęcamy do śledzenia strony ksef.arisco.pl, gdzie wkrótce pojawią się filmiki instruktażowe ułatwiające i wyjaśniające procesy: weryfikacji, konfiguracji oraz integracji oprogramowania Arisco poprzez Moduł KseF z Krajowym Systemem eFaktur.
KSeF w Jednostkach Samorządu Terytorialnego: najwyższy czas na działania Jednostki Nadrzędnej
KSeF w JST: czas na ruch jednostki nadrzędnej
Od lutego i kwietnia 2026 r. Krajowy System e‑Faktur (KSeF) przestaje być opcją, staje się obowiązkiem również dla jednostek samorządu terytorialnego i ich jednostek organizacyjnych. To, czy szkoły, jednostki kultury, OPS-y, ZOZ-y i inne podmioty podległe będą gotowe na ten moment, zależy dziś przede wszystkim od aktywności jednostki nadrzędnej (JN).
Dlaczego jednostka nadrzędna jest kluczowa
JST jako podatnik ma w KSeF pełne uprawnienia właścicielskie: może zarządzać jednostkami podrzędnymi, nadawać i odbierać uprawnienia, a także decydować, kto wystawia i odbiera faktury w imieniu samorządu. Bez podjęcia tych działań przez jednostkę nadrzędną podległe jednostki nie mają formalnego dostępu do KSeF, nie mogą testować integracji systemów finansowo‑księgowych ani przygotować procedur obiegu faktur. W efekcie ryzyko chaosu w rozliczeniach od 1 lutego i 1 kwietnia 2026 r. rośnie z każdym miesiącem zwłoki.
Co jednostka nadrzędna powinna zrobić teraz
Zapewnić narzędzia do logowania
Jednostka nadrzędna powinna sprawdzić, czy osoby uprawnione (wójt/burmistrz/prezydent, skarbnik, dyrektorzy, główne księgowe) dysponują ważnym Profilem Zaufanym, podpisem kwalifikowanym lub pieczęcią kwalifikowaną, który pozwoli im uwierzytelnić się w KSeF i podpisywać wymagane zgłoszenia. Równocześnie należy uporządkować pełnomocnictwa tak, by osoby faktycznie zarządzające finansami mogły działać w imieniu JST.Zarejestrować JST i wyznaczyć reprezentantów
Kolejnym krokiem jest pierwsze zalogowanie JST do KSeF (przez portal podatkowy lub e‑Urząd Skarbowy) oraz formalne wskazanie osób reprezentujących jednostkę w systemie. W praktyce wiąże się to m.in. ze złożeniem zawiadomienia ZAW‑FA, które pozwala danej osobie fizycznej zarządzać uprawnieniami i jednostkami podrzędnymi JST w KSeF.Zaprojektować model uprawnień i strukturę JST w KSeF
Ministerstwo Finansów przewidziało dla JST szczególny model uprawnień, który umożliwia nadawanie dostępów jednostkom podrzędnym oraz ich administratorom. Jednostka nadrzędna musi zdecydować, czy przyjmuje model bardziej scentralizowany (np. rozliczenia przez urząd/CUW), czy rozproszony (większa samodzielność jednostek), a następnie odwzorować ten model w strukturze KSeF i przydzielanych rolach.Nadać konkretne uprawnienia osobom w jednostkach podrzędnych
Po zdefiniowaniu struktury JST w KSeF należy nadać uprawnienia konkretnym osobom – księgowym, kierownikom jednostek, pracownikom działów finansowych – do wystawiania faktur, ich odbioru, podglądu oraz zarządzania uprawnieniami w ramach danej jednostki podrzędnej. Dzięki temu dana szkoła czy jednostka kultury może samodzielnie korzystać z KSeF bez konieczności każdorazowego angażowania urzędu gminy czy starostwa.Zabezpieczyć integrację systemów FK z KSeF
Jednostka nadrzędna powinna skontaktować się z dostawcami używanych systemów finansowo‑księgowych i obiegu dokumentów, by potwierdzić gotowość integracji z KSeF oraz ustalić harmonogram wdrożenia. Ważne jest przeprowadzenie testów na środowisku testowym KSeF, tak aby od momentu wejścia obowiązku faktury mogły być wystawiane i odbierane wyłącznie w formie ustrukturyzowanej, bez przestojów w pracy jednostek.
Jak działania jednostek nadrzędnych przekładają się na gotowość podległych im podmiotów?
Faktyczna rejestracja JST w KSeF, zaprojektowanie struktury organizacyjnej i nadanie uprawnień jednostkom podrzędnym od razu odblokowuje im możliwość działania: konfiguracji systemów FK, szkoleń pracowników i testów procesów obiegu dokumentów. Jasne wytyczne z poziomu jednostki nadrzędnej (kto za co odpowiada, jakie role obowiązują, jak przebiega obieg faktury od wystawienia do zapłaty) redukują obawy po stronie jednostek organizacyjnych i pozwalają im skupić się na operacyjnym wdrożeniu. Dobrze przygotowane JST są także mniej podatne na zakłócenia wynikające z przerw technicznych czy zmian w systemie, ponieważ mają z góry zaplanowane procedury postępowania.
Przygotowanie infrastruktury technicznej – kolejny ważny krok we wprowadzaniu KseF dla Urzędów.
Zachęcamy Państwa do wcześniejszej weryfikacji środowiska informatycznego w Państwa jednostkach:
1. Audyt sprzętowy i systemowy: Prosimy o sprawdzenie, czy serwery oraz stacja robocze spełniają aktualne wymagania techniczne niezbędne do instalacji najnowszych wersji programów Finansowo-Księgowego FK – oraz Sprzedaż. Stabilna praca z KseF wymaga aktualnych systemów operacyjnych oraz odpowiednich zasobów sprzętowych.
2. Środowisko produkcyjne: Weryfikacja stabilności łączy internetowych oraz konfiguracji sieciowej(np. Dostępów do nowych adresów API Ministerstwa Finansów) jest kluczowa dla płynnej komunikacji z systemem rządowym.
3. Aktualizacja komponentów: Nowe wersje oprogramowania mogą wymagać aktualnych bibliotek systemowych oraz środowisk uruchomieniowych. Wcześniejsze sprawdzenie tych elementów przez wewnętrzne działy IT / Informatyków pozwolą na bezproblemową instalację Modułu KseF i stabilne działanie naszych programów po 1 lutego 2026r.
